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建立地方文獻數據庫促進地區(qū)出版物資源共享
一、前言
地方文獻是地區(qū)性出版物的重要組成部分。這些出版物從各方面反映了當地各族人民進行四化建設的歷史進程，是國家的重要資源和財富。目前，地方文獻在我國省、市、自治區(qū)公共圖書館已受到普遍重視，許多館建立了地方文獻專藏，對文獻的收集、整理、報道和利用做了大量工作，為當地的四化建設發(fā)揮了積極的作用。但是，我國的地方文獻工作基本上還是沿用傳統(tǒng)的理論和方法，在各方面已遠不能適應當今信息社會的要求。在今天新技術革命浪潮蓬勃興起的形勢下，公共圖書館的地方文獻工作怎樣才能適應時代的需要,這一重要課題，已歷史地擺在我們圖書館工作者的面前。我們認為，面對新技術革命的挑戰(zhàn)，地方文獻工作必須實現現代化，才能使傳統(tǒng)的地方文獻工作獲得新的發(fā)展，從而達到促進地區(qū)出版物資源共享的目的�；谶@種認識，我館在原有地方文獻工作基礎上，開始用電腦建立地方文獻數據庫。這項工作已被列入我省的重點科研項目，得到了當地人民政府和全省各有關單位的大力支持，目前建庫工作進展順利。該數據庫建成并投入使用后，將納入我省科技信息管理系統(tǒng)，成為我省地方文獻的查目中心，在我省的四化建設中發(fā)揮積極作用。
二、收錄范圍與文獻源
建立地方文獻數據庫，首先要明確收錄范圍和解決資源問題。對地方文獻的收錄范圍，我館前館長杜定友先生曾提出過著名的“史料、地方出版物和地方人士著述”三部分的論述，這一見解已被我國圖書館界所接受和采納。我館的地方文獻專藏也基本上是按照這一模式建立的。我省地方文獻數據庫的收錄原則是：
1．具有廣東地方特點，并有一定學術、史料價值的文獻資料（包括有地方特點的科技文獻）。
2．反映本省人物（包括廣東籍知名人士以及在廣東有過影響的非廣東籍人士）生平、傳記、事跡文獻材料。
3．有廣東地方特點的本省出版物和外省出版物。
4．廣東人士著述（指有地方特點的文獻資料部分）。
對不予收的文獻，作了如下規(guī)定：
1．雖是地方出版物，但內容并無地方特點的文獻資料。
2．作者雖是廣東人士，但文獻內容并無地方特點的著述。
3．無地方特點的科技文獻。
4．印刷質量差、內容貧乏的非正式出版物。
5．同收錄原則相悖的其它文獻資料。
具體的收錄范圍有24項。
地方文獻數據庫收錄文獻的類型包括：專著、期刊、報紙、會議錄、匯編、學位論文、科技報告、專利文獻、手稿、地方志、族譜、檢索工具、參考工具、圖表、樂譜、古譜等。其中檢索工具包括反映本省圖書館館藏的各種書目、文摘、聯合目錄；圖表包括地圖、氣象圖、地質圖；參考工具包括年鑒、手冊等。專利文獻只限于本省單位和個人申請的國內外專利。報紙限于本省出版報紙的目錄。
廣泛征集地方文獻資料，保證地方文獻數據庫有充足的文獻源，是建立地方文獻數據庫極為重要的一環(huán)。我館地方文獻工作，早在解放前杜定友先生任館長時，即已引起重視。建國后，更加廣泛深入地開展了地方文獻的收集和整理工作。省人民政府曾先后發(fā)出三個關于地方文獻工作的文件，指定我館為全省地方文獻工作機構和收藏中心，要求各級人民政府和各企事業(yè)單位，將所出版的文獻資料無償向我館繳送2冊，為征集地方文獻打下了良好的基礎。在全省各有關單位的大力協助下，經過幾十年的努力，我館已逐步建立起擁有18萬冊文獻、在海內外有一定影響的廣東文獻專藏，形成了廣東文獻的收藏中心，這是建立地方文獻數據庫的基礎。
建立地方文獻數據庫，在確定收錄范圍的同時，還要認真選擇和挖掘文獻源。因為地方文獻包括了反映當地歷史和現狀的文獻資料，數量以萬計，內容極為繁雜。圖書館應該首先選擇利用率高，有一定學術和史料價值的文獻存貯進電腦，其中科技文獻應占有相當的比例。這是時代對我們的要求。因此，我館在建庫前對文獻的選擇進行了較深入的研究，最后決定從現代期刊入手，對符合收錄范圍的期刊論文著錄標引，然后輸入電腦。目前文獻的前處理工作正順利進行，每月至少產生800個書目記錄。我們計劃今年完成10000個書目記錄的任務。對于其它類型的文獻資料，今后將有計劃按步驟地進行輸入，從而逐步建立起我省的地方文獻數據庫。
三、數據庫系統(tǒng)目標與模式
作為地方性情報檢索的地方文獻數據庫，其總目標是：收錄和存貯反映本省歷史和現狀的地方文獻資料目錄，編輯出版綜合性的地方文獻通報（書目）和各種專題的地方目錄，為當地黨政軍領導機關和各科研生產單位提供文獻檢索服務；作為地方文獻的查目中心，將通過聯機網絡同當地的主要圖書情報部門聯網，逐步實現地方文獻的聯機編目和檢索，從而促進地區(qū)性的資源共享。
為了實現上述目標，我們根據本省的實際情況，為地方文獻數據庫設計了下述模式：
1．選擇具有良好漢字處理功能和遠程通訊能力的微型電腦作為數據錄入工作站和脫機檢索系統(tǒng)。這一系統(tǒng)配有完整的外部設備，可獨立進行地方文獻數據的錄入、檢索和編輯出版地方文獻通報。對已輸入電腦的大量數據，可轉貯到軟盤，為將來在中、大型電腦上建庫作好數據準備。我館已購置了4套IBM5550中文電腦，其中1至2套用于地方文獻數據庫的建庫工作。
2．設置電腦聯機通訊線路，同當地計算中心的中、大型機聯網。利用主機的計算機資源建立地方文獻數據庫，一般可存貯幾百萬篇的文獻，從而為實現地方文獻書目數據的資源共享打下基礎，我館已同省計算中心達成協議，利用該中心引進的IBM4341主機建立地方文獻數據庫，并在今年2月成功地進行了利用市內話線聯機通訊的試驗，計劃在明年內實現我館IBM5550同主機的聯網。
3．在本館購置中、小型主機后，將進一步完善地方文獻數據庫系統(tǒng)，在省、市領導機關和主要科研機構設置檢索終端，并同當地的主要圖書情報部門聯網，進行聯機編目和檢索，從而使地方文獻數據庫真正達到資源共享的目的。
4．把電腦同縮微技術結合起來，實現地方資料的全文檢索。我館準備在一、兩年內購置一套16毫米的縮微拍攝設備，用于拍攝地方文獻資料。在數據庫中檢索命中的文獻，可根據其文獻號，在縮微閱讀機上獲得原文。
在我省有關部門的大力支持下，經過全館同志的努力，廣東地方文獻數據庫的系統(tǒng)目標正在逐步實現。目前，在IBM5550微機上已實現了以下功能：
1．地方文獻書目數據的錄入與存貯。針對地方文獻具有多種類型的特點，本數據庫根據國家文獻著錄標準，設置了多種文獻類型的自動格式識別程序，不但提供了完善的人機對話錄入和修改方式，而且能夠對錄入的書目數據自動進行著錄格式的自動識別．從而使書目數據達到標準化的要求。
2．編輯和打印綜合性檢索刊物《廣東文獻通報》。該刊物以及時報道我館新入藏地方文獻為宗旨，每月出版一期。每期通報正文約70頁，按《中圖法》分類體系排列，并附有地區(qū)索引，方便縣、市圖書館、檔案館等有關單位從地區(qū)途徑查找文獻。從今年5月起，至今已出版文獻通報兩期，年底將出版通報的年度累積索引。
3．自動編目功能。數據庫系統(tǒng)可根據輸入的地方文獻書目數據，自動生成數據倒排文檔，供文獻檢索之用。另外，還可根據指定的專題，編制各種類型的地方文獻專題書目，以及編制地方文獻的累積本。
4．文獻檢索功能。因受IBM5550系統(tǒng)外存的限制，目前數據庫的存貯容量為25000篇文獻。如將外存擴大到40MB，數據庫容量將可擴大到10萬篇。在此范圍內，用戶可從篇名、著者、分類、主題、地名等五個途徑進行聯機檢索，并允許用多個主題詞或多個檢索途徑進行組配，以提高檢準率。輸出結果既可在屏幕顯示，也可用打印機輸出。
5．詞表管理功能。數據系統(tǒng)可對地方文獻標引詞表、地名表和機內分類表進行插入、修改、刪除等項操作，并提供編輯打印詞表的功能。目前我館已編制出《地方文獻標引詞表》、《廣東省地名表》和《地方文獻數據庫分類表》。
6．標引管理功能。數據庫能記錄和檢索文獻標引的有關數據，從而避免標引工作中出現的漏標和重標等現象。
除了上述功能外，我們計劃在明年上半年前，為該數據庫MARC機讀目錄生產地方文獻征集以及遠程聯機通訊等程序，使數據庫的各種功能進一步完善。
四、地方文獻的著錄與標引
為了達到資源共享的目的，地方文獻的著錄與標引也必須實現標準化。我館在建立地方文獻數據庫的過程中，對地方文獻的著錄和標引十分重視，采取了下面的一些作法：
1．在進行數據庫總體設計的同時，請本館有豐富文獻工作經驗的同志組成科研課題組，起草制定了《文獻標引員手冊》。該手冊對數據庫的收錄范圍、文獻著錄標引工作細則、文獻通報編制體例都作了規(guī)定，從而為文獻著錄標引工作的標準化奠定了基礎。
2．在建庫前，對文獻標引員進行業(yè)務考核，選擇工作責任心強，經過圖書館專業(yè)培訓，有3年以上圖書館工作經驗，并有一定文獻工作實踐的同志擔任文獻標引員。在標引的過程中，還注意幫助他們總結標引工作中的經驗教訓，逐步提高他們的標引業(yè)務水平。
3．印制地方文獻書目數據錄入工作單，要求文獻標引員根據國家文獻著錄標準進行著錄，并按錄入單格式進行填寫。這樣可以減少不熟悉著錄格式而產生的錯誤。
4．標引員標引的數據錄入單，由數據庫文獻工作組最后審核，審核的內容包括：著錄文獻的選題、著錄的格式、分類和主題標引。在實踐中我們感到，標引文獻的審核，對提高數據的文獻質量有著十分重要的作用，因此，應由有較高業(yè)務水平的同志負責把關，并注意文獻標引人員隊伍的相對穩(wěn)定。
5．數據庫書目均采用《中圖法》分類體系。對同一文獻的多個主題，盡量采取了組配方式生成分類號，以便充分發(fā)揮電腦多途徑檢索的優(yōu)勢。
6．以《漢語主題詞表》為基礎，根據地方文獻的特點編制標引詞表�！稘h語主題詞表》是一部綜合性的文獻標引工具，收詞多而廣泛。但用其標引地方文獻，仍有部分文獻未有準確的表達主題。因為該詞表不可能收錄眾多的帶有地方特點的詞匯。如“經濟特區(qū)”、“花市”、“嶺南畫派”等詞就未收錄。為了建立有特點的、實用的文獻標引詞表，我們在文獻標引時首先由標引員根據主題標出標引詞，最后由文獻標引組根據《漢語主題詞表》進行規(guī)范，對查不到的詞則選用新的標引詞。經過兩個多月的積累，數據庫已存貯了2000多個標引詞。隨著地方文獻的不斷增加，該詞表也必然會不斷擴大，我們計劃在標引詞積累到一定數量時，將編制一部正式的《廣東地方文獻標引詞表》。
五、結束語
隨著我國圖書館事業(yè)的發(fā)展，地方文獻工作的現代化已是歷史發(fā)展的必然趨勢。地方文獻數據庫的建立，不但是我國地方文獻工作的新發(fā)展，而且必將推動和促進地區(qū)出版物的資源共享，其意義是十分重大的。我們衷心希望和各省、市、自治區(qū)公共圖書館的同志們共同努力，使地方文獻工作的現代化走向新的水平。
〔出處〕 《圖書館學通訊》，1986年第3期
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