物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度

　　在現(xiàn)在社會，越來越多人會去使用制度，制度是指一定的規(guī)格或法令禮俗。我們該怎么擬定制度呢？下面是小編為大家收集的物業(yè)設(shè)施設(shè)備檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　1 目的

　　對設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料進行控制，確保設(shè)施設(shè)備的可追溯性。

　　2 適用范圍

　　適用于公司管轄物業(yè)內(nèi)設(shè)施設(shè)備技術(shù)資料的管理和控制。

　　3 職責

　　3.1 工程技術(shù)部辦公室負責對技術(shù)資料建檔并進行管理和控制。

　　3..2 工程技術(shù)部文員負責技術(shù)資料的收集、登記、存檔、保管、使用、分發(fā)、借用、作廢等具體工作。

　　3..3 各管理處負責本管理處所轄物業(yè)設(shè)施設(shè)備的資料管理。

　　4 操作步驟

　　4.1 技術(shù)資料的收集

　　4.1.1 新購設(shè)備技術(shù)資料的收集

　　4.1.1.1 新購設(shè)備進行開箱驗收時，工程技術(shù)部文員負責收集設(shè)備隨帶的技術(shù)資料。

　　4.1.1.2 設(shè)備技術(shù)資料的原件應(yīng)交工程技術(shù)部辦公室歸檔保存。如使用部門需要技術(shù)資料，工程技術(shù)部檔案員可對其進行復(fù)印，并將復(fù)印件提供給使用部門。

　　4.1.1.3 復(fù)印份數(shù)及分發(fā)情況必須如實記錄。

　　4.1.2 新管理小區(qū)技術(shù)資料的收集

　　公司新接管小區(qū)的技術(shù)資料由接管驗收小組負責與開發(fā)商進行交接。接管驗收完畢后，接管驗收小組負責將技術(shù)資料(包括各種圖紙、設(shè)備資料等)交工程技術(shù)部歸檔保管。小區(qū)可保留備份件或復(fù)印件。

　　4.1.3 其他技術(shù)資料的收集

　　4.1.3.1 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集國家、地方或有關(guān)部門發(fā)布的與設(shè)備有關(guān)的各種法律、法規(guī)、標準、規(guī)范。

　　4.1.3.2 工程技術(shù)部文員平時應(yīng)注意收集有關(guān)設(shè)備及設(shè)備廠家的最新技術(shù)資料。

　　4.2 技術(shù)資料的存檔

　　4.2.1 技術(shù)資料歸檔保存前須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理審批。

　　4.2.2 工程技術(shù)部文員負責對技術(shù)資料進行編號。

　　4.2.3 工程技術(shù)部文員應(yīng)建立“技術(shù)資料登記表”，記錄該資料的名稱、編號、來源、原件保存部門、副件、復(fù)印份數(shù)及復(fù)印件保存部門等。

　　4.3 技術(shù)資料的使用

　　4.3.1 技術(shù)資料如有分發(fā)需要，應(yīng)由工程技術(shù)部經(jīng)理確定分發(fā)范圍，核定分發(fā)數(shù)額。由文員進行復(fù)印，核對無誤后并進行分發(fā)，同時填制“技術(shù)資料發(fā)放表”。

　　4.3.2 公司員工需要查閱相關(guān)的設(shè)備技術(shù)資料，必須出示部門負責人的批條，并經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理同意。

　　4.4 技術(shù)資料的作廢

　　4.4.1 符合作廢條件的技術(shù)資料應(yīng)予以處理

　　以下情況技術(shù)資料要進行作廢處理:

　　a) 該技術(shù)資料與國家、地方、有關(guān)部門發(fā)布的各種現(xiàn)行的法律、法規(guī)、標準、規(guī)范有嚴重抵觸，或被其明令禁止;

　　b) 已被淘汰的設(shè)備的技術(shù)資料;

　　C) 因本身存在較大錯誤，被原發(fā)布單位用新的資料予以替代的技術(shù)資料。

　　4.4.2 技術(shù)資料作廢須由文員上報工程技術(shù)部經(jīng)理批準。

　　4.4.3 已經(jīng)發(fā)放的技術(shù)資料由工程技術(shù)部辦公室按“技術(shù)資料發(fā)放表”限期三日收回。

　　4.4.4 所有作廢的技術(shù)資料必須加蓋“作廢”章，同時填寫“作廢技術(shù)資料處理記錄表”，并由工程技術(shù)部經(jīng)理批準后定期統(tǒng)一銷毀。

　　4.4.5 因任何目的需要保留的作廢文件，須經(jīng)工程技術(shù)部經(jīng)理批準后，加蓋“保留”章后方可保留。

　　5 記錄

　　技術(shù)資料發(fā)放表

　　技術(shù)資料登記表

　　作廢技術(shù)資料處理記錄表

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