合同管理規(guī)定

　　江蘇阿爾法電梯有限公司西安分公司
　　
　　合同管理規(guī)定
　　
　　一、合同是公司的重要文檔，是公司有關(guān)業(yè)務(wù)開展的憑證。根據(jù)《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》及國家有關(guān)法規(guī)，為規(guī)范合同的調(diào)研、起草、審查、談判和簽訂、合同執(zhí)行及歸檔管理的全過程的操作，特制定本規(guī)定。
　　
　　二、本辦法適用于公司合同事務(wù)及管理。
　　
　　三、合同承辦人--指具體經(jīng)辦合同有關(guān)事宜的人員。
　　
　　統(tǒng)一采辦--指將各部門可通用的、消耗類的或其他物資和服務(wù)采辦，由公司行政部統(tǒng)一組織，形成規(guī)模效益的采辦。
　　
　　四、銷售部負責業(yè)務(wù)合同的的談判，并按合同及時催款及安裝協(xié)調(diào)溝通。
　　
　　合同管理員負責合同資料的整理歸檔、保管，合同管理員須根據(jù)合同及時和廠里協(xié)調(diào)安排生產(chǎn)計劃及，保證生產(chǎn)及時，準時供應(yīng)。
　　
　　財務(wù)部合同的審核、合同管理和執(zhí)行情況的檢查監(jiān)督、考核評審。
　　
　　五、管理內(nèi)容
　　
　�。ㄒ唬�、合同的調(diào)研
　　
　　1、合同的調(diào)研由銷售人員進行，主要調(diào)查了解合同對方，包括但不限于
　　
　�。�1）資信能力；
　　
　�。�2）履約能力；
　　
　�。�3）資質(zhì)情況；
　　
　�。�4）支付能力；
　　
　　2、與合同對方進行初步接觸，了解合同相關(guān)要素，為起草合同創(chuàng)造條件。
　　
　�。ǘ�）、合同的起草
　　
　　1、一般由合同承辦人員或合同管理員起草，要求：
　　
　�。�1）起草人應(yīng)參加合同談判；
　　
　�。�2）涉及技術(shù)方面的合同，應(yīng)有相關(guān)技術(shù)人員參加。
　　
　　2、合同起草要求：
　　
　�。�1）各類合同應(yīng)當采用書面形式；
　　
　�。�2）起草合同，要做到內(nèi)容合法、語言規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴謹；
　　
　　（3）合同起草應(yīng)參照使用有關(guān)合同范本，合同格式及內(nèi)容應(yīng)符合有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定。
　　
　�。�4）公司合同文本須按規(guī)定編制合同號。合同如若對方起草，也須按本規(guī)定合同號編制辦法編制公司合同號附在合同文本上，并使用此合同號進行統(tǒng)計、申報、匯總等。
　　
　�。ㄈ�）合同的談判
　　
　　1、由銷售人員負責合同的談判，必要時邀公司領(lǐng)導參與。
　　
　　2、銷售人員協(xié)商洽談，擬訂談判方案，研究洽談對策和目的，洽談中視情況適時進行補充、修正。
　　
　　3、抓住重點，商定合同具體條款，并予以確認。
　　
　�。ㄋ模┖贤�的評審與審查
　　
　　1、合同管理員組織合同評審，(www.thephantastics.com)然后依據(jù)合同管理類別報送財務(wù)部組織審查；
　　
　　2、未經(jīng)審查的合同，公司財務(wù)部將不辦理財務(wù)手續(xù)。
　　
　　3、具體評審要求根據(jù)業(yè)務(wù)實際狀況制定。
　　
　　（五）合同的簽訂
　　
　　1、合同簽訂時，簽字人出示并與對方交換法人代表證明文件或授權(quán)委托書。
　　
　　2、銷售人員需要對外簽訂合同時，必須取得公司法定代表人的批準授權(quán)。
　　
　　3、需要辦理法定手續(xù)的合同，應(yīng)：
　　
　�。�1）法律法規(guī)強制或合同雙方要求進行合同鑒證或公證的合同，需到有關(guān)部門辦理鑒證或公證手續(xù)；
　　
　�。�2）法律法規(guī)規(guī)定需要辦理批準、登記、過戶等手續(xù)的合同，應(yīng)在法定時限內(nèi)辦理批準或許可手續(xù)。
　　
　　（六）合同的履行
　　
　　1、合同履行的跟蹤
　　
　�。�1）合同履行實行項目負責制，由銷售人員自行負責本人的項目。
　　
　�。�2）合同管理員應(yīng)通過下列方式掌握合同履行情況：
　　
　　1）銷售人員就本人的項目合同履行情況向合同管理員報告；
　　
　　2）合同管理員根據(jù)合同規(guī)定時限對有關(guān)人員提醒及對合同履行情況進行檢查。
　　
　　2、合同履行中的變更
　　
　　合同簽訂后，或在合同履行過程中，如果本方或?qū)Ψ揭�求變更合同�?nèi)容，應(yīng)
　　
　�。�1）雙方要確定變更內(nèi)容，并簽字確認，需要時再按本規(guī)定第五條第四款進行審查；
　　
　　（2）對變更事項，銷售人員應(yīng)以書面形式通知合同管理員；
　　
　　3、合同履行中的糾紛
　　
　　其處理按合同約定或按法律程序進行；
　　
　�。ㄆ撸┖贤�情況統(tǒng)計上報
　　
　　每月第一個工作日合同管理員向西安公司負責人報送下列報表，以便公司及時掌握合同總體情況：
　　
　　1、每月及年終匯總上報《合同統(tǒng)計報表》；
　　
　　2、每年年終匯總上報《合同臺帳表》。
　　
　�。ò耍┖贤�的歸檔
　　
　　1、合同歸檔
　　
　�。�1）合同原件的移交
　　
　　1）合同簽訂完后，銷售人員應(yīng)在簽訂完成后5個工作日內(nèi)（以最后簽訂者的日期為起點）將交合同管理員保存正本一份，同時分別送財務(wù)部保存合同正本一份、工程部保存合同安裝部分正本一份。
　　
　　2）在外地簽訂的合同原件應(yīng)在回到部門后3個工作日內(nèi)交合同管理員；
　　
　　3）合同管理員收到合同原件后，應(yīng)填寫《合同登記卡》；
　　
　　4）合同管理員對合同文本原件進行整理；
　　
　　5）有商業(yè)秘密的合同應(yīng)實行密級管理。
　　
　�。�2）合同相關(guān)資料的移交
　　
　　1）合同履行過程中的一些文件、信件、電報、電傳、傳真等書面材料原件，合同承辦人應(yīng)在收到原件之日起10個工作日內(nèi)交合同管理員；
　　
　　2）合同管理員將其與合同原件裝訂成冊。
　　
　　（3）銷售人員對合同及相關(guān)資料的使用
　　
　　1）一般使用復印件；
　　
　　2）嚴格控制再次復印。
　　
　�。�4）合同原件及相關(guān)資料的保存
　　
　　1）合同管理員應(yīng)妥善保存合同文本及相關(guān)資料；
　　
　　2）履行完畢的合同，應(yīng)交檔案室歸檔保存，其歸檔時間和保管年限按法律、法規(guī)和公司有關(guān)規(guī)定辦理。
　　
　�。�5）合同資料的借閱
　　
　　1）借閱資料應(yīng)填寫《合同資料借閱登記表》；
　　
　　2）經(jīng)合同管理負責人簽字批準后才能提供復印件；
　　
　　3）如需使用原件，應(yīng)經(jīng)主管部門領(lǐng)導簽字批準。
　　
　　六、本辦法未盡之處，遵照《江蘇阿爾法電梯有限公司管理辦法》執(zhí)行。
　　
　　七、本辦法由行政部根據(jù)公司實際狀況修訂，經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行。

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