元認知策略對商務秘書下作的啟示

　　元認知策略對商務秘書下作的啟示
　　
　　作者/林素真
　　
　　眾所周知，商務秘書一般承擔三大功能：直接輔助功能，輔助領導決策和實施綜合管理，充當領導的智囊；行政執(zhí)行功能，幫助公司處理事務——辦文、辦會、辦事；技術操作功能，運用專業(yè)和技術知識開展工作。無論是哪種功能，歸根到底都是服務與管理i在工作層面上，雖說是服務與管理他人，但是要做到優(yōu)質的服務與管理，必須先做好自我的服務與管理。
　　
　　商務秘書自我服務與管理的水平直接影響著工作的質量，沒有良好的工作狀態(tài)，是很難將工作水平提到一定層次的，因而元認知策略對商務秘書工作有一定的啟示作用。元認知策略本是教育心理學學習策略中的一種，該理論代表人物弗拉維爾認為， “元認知就是主體對自身認知活動的認知”，其原理同《學記》中的“學然后知不足，教然后知困。知不足然后能自反也；知困然后能自強也”的道理相同。只有意識到自己知識與能力的匱乏，才能讓自己強大起來——在“自反”中學會增強自己的本領。此道理對商務秘書工作同樣適用。商務秘書的工作實質就是服務，要服務好他人自己先要具有服務的本領。當意識到自己的服務本領有欠缺時，就要想方設法去完善自己，有了良好的服務狀態(tài)才會提供良好的服務，這是相互影響的：元認知策略包含元認知知識——清楚地自我定位、元認知體驗——有效地自我提升和元認知監(jiān)控——準確地自我監(jiān)控與調整三方面內容。下面一一闡述其對商務秘書工作的啟示。
　　
　　一、準確定位
　　
　　元認知知識提示，要清楚地把握認識自身和外界的關系，清楚地了解影響自身發(fā)展的因素，為自我發(fā)展的實施監(jiān)控做好預案。商務秘書明白自己在公司所處的位置和在具體業(yè)務活動中的位置非常必要。盡管在業(yè)務工作中商務秘書大致具有三大功能，但是它們并不是齊驅并駕地發(fā)揮作用的，而是需要審時度勢與恰如其分地發(fā)揮作用。
　　
　　例如某公司兩位老總因某項業(yè)務發(fā)生爭執(zhí)，你作為其中一位老總的秘書，若貿然去阻攔某一位老總的發(fā)言或在現(xiàn)場表示出偏袒某位老總的言論，均不合適。這時候你要做的是適時干預，緩解現(xiàn)場氣氛。勸架是需要藝術的。大家都明白冷靜是調解矛盾的良藥。這時要做的是找個借口將兩位老總勸開，別在爭吵與辯解的緊張氣氛中醞釀更大的矛盾。其實說到底，爭辯的僅僅是公司的業(yè)務發(fā)展而不是因為個人恩怨，業(yè)務的發(fā)展與公司的收益均是共同的目標，因而爭吵不是最終的解決途徑，但是波動的情緒、暴躁的脾氣均是激烈爭吵的酵母，這些很容易讓人進入不理智的境況中，于是隔離兩人是最好的方式。這考驗著秘書的智慧。秘書可以適時向兩位老總送茶遞水，緩解氣氛。若氣氛到了劍拔弩張的境地，可以給老總遞送外面重要業(yè)務的接聽電話，假若真有此類救急電話更好；若沒有，等老總出來接電話后，秘書馬上道歉并向領導解釋。更換了氛圍環(huán)境，明事理的領導此時應該會冷靜地對待此事。處理諸如此類的危機，如幫上司擋駕處理棘手業(yè)務或甘當“丫頭”幫上司處理私人事務，或許這些不屬于商務秘書角色功能所要承擔的，但是這又是必須處理的，這需要彰顯商務秘書的智慧——需要你對自己的身份與對老總的脾性和當時當?shù)氐木硾r準確的把握。而這能力無關學識，無關業(yè)務技能，只關乎膽識與才識。膽識與才識不是一朝一夕就能養(yǎng)成的，需歷練。
　　
　　二、準確體驗
　　
　　元認知知識雖然告訴商務秘書要具備智慧與能力，但是如何具備還得靠元認知體驗，只有經(jīng)過歷練才能將學識、膽識、才識融為一體，實踐出真知�！�101個影響職業(yè)發(fā)展的經(jīng)典寓言》中有個捕魚技能高超的漁王，幾乎是手把手地傳授兒子捕魚技能，兒子捕魚過程他絲毫沒敢松懈，時時刻刻提醒與監(jiān)控跟蹤，但是兒子的捕魚技術一點也不見提升。原因是兒子雖然有“實踐”的機會，但是沒有犯錯誤的機會，旁人的經(jīng)驗不如自我體驗來得更真實可靠。其實自我體驗的深刻就在于實踐的深度。整個捕魚過程就像提線木偶一樣，漁王的兒子哪能獲得真知灼見呢？
　　
　　某名牌大學中文系畢業(yè)生柳某畢業(yè)后進入一家大型國有企業(yè)做運營部總經(jīng)理的行政助理，該公司從事包裝運輸服務，運營部每天都跟打仗一樣，業(yè)務繁忙，不但要接待大量客戶的訂單，還要接受眾多客戶的咨詢。電話經(jīng)常會打給行政助理，業(yè)務咨詢、資金流轉、物品調配、計劃調整、方案設計等都需要行政助理去處理。這個部門事務雜、變化多、壓力大，要求工作人員反應快、判斷準。柳某剛進入這樣的工作單位，一開始并不能適應其崗位業(yè)務，再加上行政助理這個崗位要求懂一些財務、物流、采購、人力資源管理等方面的知識，這對她的專業(yè)技能提出了新的挑戰(zhàn)。盡管她在大學期間專修或選修過上述業(yè)務的相關課程，但是柳某仍感到力不從心。經(jīng)過半個多月疲于奔命的應付，她只好選擇向部門總經(jīng)理尋求幫助，同老總詳談后，她認識到自己缺乏相關的體驗經(jīng)歷，不能勝任此崗位，于是主動提出到相關業(yè)務部門去輪崗半個月，希望掌握相關業(yè)務的處理流程，以便以后做好商務秘書的工作。該案例中，柳某是幸運的，她在獲得職業(yè)資格的同時還有機會去做職業(yè)準入的準備——并不是每個人都是如此幸運的。柳某明白自己若不進行自我提升，獲得相關的經(jīng)驗，就無法在這樣的綜合崗位留任，更不用說發(fā)展了。其實元認知體驗中的自我管理理論就包括自我提升，這是職業(yè)發(fā)展必需的環(huán)節(jié)。其實自我提升最好是在職業(yè)準入前就做好相關準備，如參加相關的技能培訓或學歷深造或基層鍛煉。像會計、物流、人力資源等的相關業(yè)務能力，可以通過參加有關技能培訓，并考取資格證書來獲得；而學歷深造因為相對成本高，需花時間、金錢，所以并不提倡；自我提升的最便捷途徑就是人基層鍛練，如先應聘公司干部儲備生或實習生之類的崗位，從基層干起，積累相關的經(jīng)驗；以免正式進入崗位后無力應對。
　　
　　元認知的體驗理論提示商務秘書要不斷自我體驗，在此過程中獲得自我提升，進而完善自我管理。自我體驗分為直接體驗與間接體驗，感同身受的體驗也是自我體驗，這種體驗有時是要付出沉重代價的。電視劇《杜拉拉升職記之似水年華》第14集中，人力資源部蘇淺唱到市場部串門，杜拉拉告訴她該部門很多重要文件需要謹慎對待，別在此處逛了，她也答應了。杜拉拉離開后，恰遇該部門同事都外出，蘇淺唱又接到跟市場部索求相關項目回收點地址的電話，她發(fā)現(xiàn)電話旁就有對方所需要的文案，二話不說就將方案傳真給對方。事后她才發(fā)現(xiàn)剛才杜拉拉提醒她市場部文案有兩套，對內和對外的文案是不同的，這是營銷策略也是商業(yè)機密，可是已經(jīng)晚了，因為蘇淺唱將內部文案傳真出去了，已間接泄露了公司秘密。其實蘇淺唱是知道這回事的，但同事在告訴她時沒有引起她足夠的重視與注意，以至于在傳真過程中漫不經(jīng)心，沒有留意文件右上角“內部資料”的標注。粗心或漫不經(jīng)心都不能成為工作失誤的借口，作為一名商務秘書，最基本的業(yè)務素養(yǎng)就是謹慎。行為養(yǎng)成習慣，習慣形成性格，性格決定命運，這是職業(yè)發(fā)展必背的口訣。相信任何商務秘書經(jīng)歷此事后都會對此口訣銘記于心。有些自我體驗其實不必親自經(jīng)歷，可以從閱讀及他人的經(jīng)驗中獲得，閱讀、觀察與總結均能拓寬知識面，經(jīng)歷他人的體驗也能獲得智慧。
　　
　　三、準確監(jiān)控
　　
　　元認知體驗提示商務秘書在業(yè)務素養(yǎng)養(yǎng)成過程中要謹慎對待自己的工作，并認同自我體驗對自我提升的重要性。商務秘書自我提升的方法方式很多，不必拘泥于某種，但其核心理念是不能缺乏的——有準確的判斷力。無論是元認知知識的獲取——清楚而準確地把握自己與外界的關系，以此來判斷自己的行為動向，還是元認知體驗的踐行——理智而清晰地把握自我提升的方向，都需要準確的行動判斷與導向。同樣，元認知監(jiān)控也離不開準確的判斷力。商務秘書的角色功能雖然有明確定位，但在業(yè)務工作中并不是每個人都能清醒把握自己的位置。
　　
　　元認知監(jiān)控理論提示在業(yè)務工作過程中要不斷對自己的工作狀態(tài)進行評估、判斷、調整，以便進入更好的境況。盡管商務秘書一般都具有敏銳的洞察力，但商務秘書對自己工作境況的評估往往不甚理想。某高職院校文秘專業(yè)畢業(yè)生曾某畢業(yè)后的第一份工作是做一家銷售碳粉的小型民營企業(yè)老總的秘書，由于公司規(guī)模不大，行政部、財務部、市場部、銷售部、外聯(lián)部等部門均在一個辦公室辦公。小曾一直保持良好的工作狀態(tài)，逢人求助必幫，同事請她幫忙打印文件、接聽電話、下訂單、發(fā)貨，甚至跑稅務局報稅等業(yè)務，她從不拒絕。雖然這沒有影響到她的秘書工作，因為老總對秘書的要求也不高，只要求她草擬和整理公司日常業(yè)務文件，但是三年下來，小曾發(fā)現(xiàn)自己的業(yè)務能力并沒有多大提高，仍停留在處理瑣碎事務的水平。而和她同時進入銷售部的小鄭已經(jīng)做到部門主管了。其實在幫助同事接汀單、發(fā)貨的過程中也幫助小鄭談成了幾筆大生意，小鄭也請過她吃飯表示感謝，但是提成與業(yè)績均與她無關。某次聚會時遇到了在獵頭公司任職的高中同學小陳，同小陳聊完自己的所作所為后她才發(fā)現(xiàn)：自己的工作境況處于非常糟糕的狀態(tài)。秘書最基本的業(yè)務素養(yǎng)——洞察力雖然全用在了工作上，卻忽略了對自我職業(yè)發(fā)展的洞察。小曾開始懷疑自己是否適合做商務秘書，也想嘗試轉到銷售部——因為老同學幫其分析后她發(fā)現(xiàn)自己具有良好的溝通與談判能力，是公關型能手，適合銷售崗位；她又擔心轉崗后收入不穩(wěn)定，畢竟銷售部的收入主要靠提成，不如秘書崗位穩(wěn)定。之后小陳幫助其釋疑并為其成功介紹工作：仍然應聘某商會的秘書，協(xié)助會長對外開展公關業(yè)務，同時從協(xié)助商會下屬公司談妥交易業(yè)務中獲得相應提成。這既滿足了她的職業(yè)興趣，又可使她獲得經(jīng)濟利益，從而達到了“雙贏”局面。商務秘書對自己的工作業(yè)務不僅不能迷糊，對自己的工作境況也不能含糊。敏銳的洞察力有助于自己獲得職業(yè)生涯的長足發(fā)展。
　　
　　綜上所述，商務秘書要想在職業(yè)領域獲得發(fā)展，就需要時刻對自己的定位、行動導向、職業(yè)境況進行有效評估、監(jiān)控與調整，不僅要有敏銳的洞察力，還要有準確的判斷力。當然，元認知策略對商務秘書工作的啟示，只是提供一種工作思路，此處權當拋磚引玉。
　　
　�。ㄗ髡邌挝唬簭V東科貿職業(yè)學院）